יום גיבוש שעובדים באמת מחכים לו: רעיונות, תכנון וטעויות שכדאי להימנע מהן
יום גיבוש מוצלח מחזק את הצוות, ויום כושל רק מבזבז זמן. איך בוחרים פעילות, מתאימים אותה לעובדים ובונים יום שכולם ייהנו ממנו.
ימי גיבוש הפכו לחלק קבוע מהתרבות הארגונית בישראל. חברות קטנות וגדולות יוצאות פעם או פעמיים בשנה ליום מחוץ למשרד, כדי לחזק את הקשר בין העובדים, להודות להם על המאמץ ולהטעין מצברים. אבל לא כל יום גיבוש משיג את המטרה. עובדים רבים מכירים את הימים הארוכים שבהם נאלצו להשתתף בפעילות שלא עניינה אותם, לבלות שעות באוטובוס ולחזור הביתה מותשים. התכנון הנכון הוא ההבדל בין יום שכולם מדברים עליו בהתלהבות לבין יום שמסומן כחובה.
מגדירים מטרה
לפני שבוחרים פעילות, כדאי לשאול למה בעצם יוצאים. האם המטרה היא לחגוג הצלחה, לחבר בין מחלקות שלא עובדות יחד, לקלוט עובדים חדשים, או פשוט לתת לצוות יום של כיף ומנוחה? לכל מטרה מתאים סוג אחר של יום. צוות שעבר תקופה עמוסה ושוחקת יעריך כנראה יום רגוע של טבע, אוכל טוב ומנוחה, ולא יום תחרותי ומאתגר.
כדאי לשתף את העובדים בתכנון. סקר קצר עם כמה אפשרויות, או ועדה קטנה של נציגים מהמחלקות השונות, יגדילו את המעורבות ואת הסיכוי שהיום יתאים לרוב האנשים.
להכיר את הקבוצה
כל צוות שונה. בצוות צעיר ואנרגטי, פעילות אתגרית כמו רפטינג, פארק חבלים או מרוץ ניווט תתקבל בהתלהבות. בצוות מגוון יותר בגילים ובמצב הבריאותי, כדאי להציע פעילויות שכולם יכולים להשתתף בהן, או לשלב כמה מסלולים במקביל.
חשוב לחשוב גם על עובדים עם מגבלות פיזיות, על עובדות בהיריון, על עובדים שומרי כשרות ועל עובדים עם רגישויות מזון. יום גיבוש שבו חלק מהעובדים מרגישים מחוץ לתמונה פוגע במטרה שלשמה הוא נועד.
רעיונות לפעילויות
המגוון רחב מאוד, והנה כמה כיוונים שאפשר לשקול:
- סדנאות יצירה ובישול, שבהן הצוות עובד יחד ונהנה מהתוצר
- פעילויות מים כמו קייאקים, רפטינג או שייט
- משחקי צוות ואתגרים, כמו חדרי בריחה או ניווט עם משימות
- סיורים מודרכים באזורים היסטוריים, בשווקים או ביקבים
- התנדבות משותפת בקהילה, שמחברת בין הצוות לבין ערכים
- יום ספא ורוגע לצוות שזקוק למנוחה
השילוב בין פעילות פעילה לבין זמן חופשי לשיחה ולארוחה הוא בדרך כלל המתכון הטוב ביותר. הקשרים האמיתיים נוצרים לא פעם דווקא ברגעים הלא מתוכננים.
לוגיסטיקה: זמנים, מקום והסעות
אחד הגורמים שמכריעים את החוויה הוא הלוגיסטיקה. נסיעה של שלוש שעות לכל כיוון אוכלת חלק גדול מהיום ומעייפת. עדיף לבחור מקום במרחק סביר, או לתכנן את היום כך שהנסיעה תהיה חלק מהחוויה, עם עצירות מעניינות בדרך.
כדאי לקבוע לוח זמנים ברור אבל לא צפוף מדי, עם זמני מעבר והפסקות. הסעה מאורגנת חוסכת לעובדים את הצורך לנהוג ומאפשרת גם לשתות כוס יין בארוחה. דאגו לאיש קשר מטעם החברה ולאיש קשר מטעם הספק, שיהיו זמינים לאורך כל היום.
אוכל הוא חצי מהחוויה
לא משנה כמה מעולה הפעילות, אם האוכל לא טוב, זה מה שיזכרו. כדאי להשקיע בארוחה איכותית, שמתאימה לכל המשתתפים מבחינת כשרות, צמחונות ורגישויות. ארוחה משותפת סביב שולחן ארוך היא גם הזדמנות לשיחות לא רשמיות, שבהן עובדים ממחלקות שונות מכירים זה את זה.
לאורך היום, דאגו לשתייה זמינה ולנשנושים, במיוחד בימים חמים או בפעילויות פיזיות.
טעויות נפוצות
כמה טעויות חוזרות בימי גיבוש רבים. הראשונה היא להפוך את היום לעוד יום עבודה, עם הרצאות ארוכות ומצגות. אם יש מסר שההנהלה רוצה להעביר, עדיף לעשות זאת בקצרה ובצורה אישית. השנייה היא תחרותיות יתר, שבה הצוותים מתחרים זה בזה בצורה שיוצרת מתחים במקום לחבר.
טעות נוספת היא לקבוע את היום בתקופה עמוסה במיוחד, כשהעובדים חושבים רק על המשימות שמחכות להם. ולבסוף, יום ארוך מדי, שמסתיים מאוחר בלילה, פוגע בעובדים עם משפחות ובאלה שגרים רחוק. כדאי לתכנן שעת סיום סבירה.
לשלב גם את מי שלא יכול להגיע
בארגונים עם עובדים במשמרות, עובדים מרחוק או צוותים בכמה ערים, לא תמיד כולם יכולים להשתתף ביום אחד. כדאי לחשוב איך משלבים גם אותם, למשל באמצעות תאריך חלופי, אירוע מקומי קטן, או מתנה שנשלחת הביתה. עובד שמרגיש שנשכח רק בגלל שלא יכול היה להגיע, יחווה את יום הגיבוש כהדרה ולא כחיבור.
תקציב ואחריות
בבניית התקציב, כללו את כל הרכיבים: פעילות, הסעות, אוכל, ביטוח והפתעות קטנות. השוו בין כמה ספקים, ובקשו הצעות מפורטות. ודאו שלספק יש ביטוח מתאים לפעילות ושהוא עומד בדרישות הבטיחות, במיוחד בפעילויות ספורט ומים.
אל תשכחו לבדוק את ההיבטים החשבונאיים ואת הכללים הנוגעים להוצאות רווחה לעובדים. רואה החשבון של החברה יוכל להסביר איך לרשום את ההוצאה בצורה נכונה.
אחרי היום: לסגור את המעגל
יום גיבוש טוב לא נגמר כשהאוטובוס חוזר. שלחו לעובדים תמונות מהיום, הודו להם על ההשתתפות, ובקשו משוב קצר. מה אהבו? מה היה מיותר? מה היו רוצים בפעם הבאה? המשוב יעזור לתכנן את היום הבא, וגם ישדר לעובדים שדעתם חשובה.
חשוב גם לתזמן את היום נכון בלוח השנה. ימים לפני חגים, בתחילת הקיץ או אחרי סגירת רבעון מוצלח הם הזדמנויות טבעיות, שבהן העובדים פנויים יותר רגשית ליהנות, והיום משתלב בתחושה של סיכום וחגיגה.
לסיכום, יום גיבוש מוצלח מתחיל בהבנה של הצוות ושל המטרה. בחרו פעילות שמתאימה לכולם, דאגו ללוגיסטיקה נוחה ולאוכל טוב, הימנעו מהטעויות הנפוצות ובקשו משוב. כך היום יהפוך מחובה לחוויה, והצוות יחזור למשרד מחובר ומוטען.
